汇报工作时,你是否有下面相似的经历:
文件已经发给领导了,领导却说没有收到,于是质疑你的业务能力……
你取得了不错的成绩,去跟领导汇报结果时,领导却对你嚷嚷,让你稍候再去……
你好不容易找到汇报机会,十几分钟过去了领导却质问你都说了些什么……
那么,汇报工作时需要注意什么?才能避免上面 出现的问题呢?在这里给大家分享10条干货,让你完成一次领导期待的汇报。
1.要注意准备。汇报工作时,避免出现一问三不知的情况,你需要准备充分的材料和备选方案,带着方案去找领导而不是带着问题去汇报。
2.内容呈现要有重点/有条理/有分析/有逻辑/有对策,简称“5⃣️有”(注意最重要的一点)
有重点:汇报工作时,首先要分清轻重缓急,重要紧急的事情要第一时间汇报。比如坏消息,工作延期、领导关心的事情要第一时间汇报。其次要突出你汇报的工作的重点,先说结果或结论,在阐述细节。你可以锻炼自己限时1分钟汇报的能力。让自己在最短时间内说出重点。
有条理:利用三点逻辑法对你要汇报的内容进行分点描述,有条理有重点的汇报工作。比如:我们公司主要从这三方面来提升业绩。
第一,开发新市场;
第二,培训员工,提高员工业务能力;
第三,线上线下活动的联动来提高销售业绩。
有分析:汇报工作时,你结论或方案需要有支撑。这需要你准备充分的材料或用数据说话,让你的结论或方案更有说服力,让领导对你的方案有信心,并给你提供支持。
有对策:汇报意外或困难时,要带着解决方案去找领导拍板,让领导认可你解决问题的能力。
有结构:汇报工作时,你的内容呈现要有结构,让听众听明白也愿意听下去。基本的逻辑有时间逻辑、事件逻辑、空间逻辑等,你可以根据汇报的内容选择合适的逻辑结构。
在这里给大家分享3种汇报模型,供大家参考!
模型1:Why-what-how结构汇报工作计划,为什么 、做什么、怎么做。
首先沟通Why。背景是什么,为什么要做这件事,它对对公司的意义是什么;
然后沟通What。给出解决方案的方向,也就是你的工作计划;
最后沟通How。你的工作计划具体怎么操作实施,方法是什么,需要哪些资源等。
模型2:5W1H,即分别描述事件的内容、起因、时间、地点、人物以及解决的方式或过程。
5W1H结构:why起因:为什么会发生这个事情;what内容:发生了什么事情;when时间:什么时候发生的;where地点:在什么地方发生的;who人:这件事涉及的相关人物;How方法:这件事是怎样解决的。
模型3:STAR模型汇报工作进度 : Situation背景、Task任务、 Action行动、Result结果。 适用汇报工作进度、即交代背景、需要完成的任务、任务的完成情况和结果。
STAR模型运用:领导,下期活动马上开始了,但是我们的货还没有到。(说明S背景)
为了活动顺利(说明T任务)
我通过系统查看了离我们最近的几家门店,其中有两家门店的库存较大,我们可以先从这两家门店调货。如果不行,我们是否考虑更换活动商品确保活动顺利进行。(说明A行动方案)
无论采取哪种方案,我们都要解决活动商品的补给问题,确保活动顺利。(R结果)
3.要注意汇报时间:汇报工作前要确定汇报时间。尽量挑领导不忙,心情好的时候汇报工作,这样有利于高效沟通。
4.要注意汇报场合:汇报工作前要确定汇报场合。你要清楚在哪里汇报,是公开场合还是单独与领导汇报。如果是公开场合的正式汇报,需不需要准备ppt,稿子等需要提前确定并准备。
5.要注意汇报方式:汇报工作时,要选择领导喜欢的沟通方式汇报,比如领导喜欢用企业微信沟通,而你却给领导发了邮件,(发了邮件要及时知会领查收)这样领导可能看不到你的文件。
6.要注意汇报对象:你要注意汇报的对象是谁,是你的领导还是你的同事。你要分析你的汇报对象喜欢听什么?愿意听什么?怎么汇报才能让他们听明白。确定了你的汇报对象,才能有针对性的准备你的汇报内容。
7.要注意掌握分寸:汇报工作时,要掌握分寸,提出解决方案时,不要擅自决策,要将主动权交给领导。当你擅自决策、出了问题时,只能由你一个人来承担。
8.要注意不要越权:汇报工作时,千万不要越权汇报工作,越权汇报工会让你和直属领导产生误会,不利于工作。另外自己要分清楚,那些内容可以汇报,那些内容不能汇报。
9.要注意倾听:在汇报工作时,要注意倾听并分析领导说话的意图。注意领导说了什么?他为什么要这么说?他需要我做什么?了解清楚领导的需求/期望,才能更好的开展工作。
10.要注意控制情绪:汇报工作时,难免会被领导批评。被领导批评时要注意控制情绪,避免和领导发生冲突,要记住自己汇报工作的目的,不要被情绪所困扰。
当你注意到这10条汇报工作的内容后,相信你的汇报会让领导耳目一新,对你刮目相看。